Informationen zum Einsatz von lizzyAI im Bewerbungsprozess

Wir möchten Ihnen transparent erklären, wie wir im Bewerbungsprozess das KI-gestützte Interview-Tool lizzyAI einsetzen, welche Daten dabei verarbeitet werden, an welcher Stelle künstliche Intelligenz genutzt wird und wie sichergestellt wird, dass Entscheidungen über Bewerbungen weiterhin durch Menschen getroffen werden.

Diese Information gilt, wenn Sie im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses zur Nutzung von lizzyAI eingeladen werden.

1. Was ist lizzyAI?

lizzyAI ist ein digitales, KI-gestütztes Interview- und Screening-Tool. Das Tool unterstützt strukturierte digitale Interviews im Bewerbungsprozess. Es kann Antworten von Bewerbenden auf stellenbezogene Interviewfragen auswerten und daraus strukturierte Ergebnisse, Zusammenfassungen, Bewertungen und Scorecards erstellen.

Anbieterin der Plattform ist:

NextFrontierAI, Inc.
c/o Onox
Ostseestraße 111
10409 Berlin
Deutschland

NextFrontierAI, Inc. stellt lizzyAI bereit und verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses als Auftragsverarbeiter für die Fielmann Group / Fielmann. Verantwortlich für die Entscheidung im Bewerbungsprozess bleibt Fielmann bzw. die jeweils ausschreibende Fielmann-Gesellschaft.

lizzyAI ist darauf ausgelegt, strukturierte Interviewmethoden zu unterstützen. Das bedeutet: Bewerbende sollen anhand möglichst einheitlicher, stellenbezogener Kriterien bewertet werden. Die Plattform soll unsere Recruiterinnen, Recruiter und fachlich zuständigen Entscheidungsträger unterstützen, aber nicht ersetzen.

2. Warum setzen wir lizzyAI ein?

Wir nutzen lizzyAI, um Bewerbungsprozesse strukturierter, vergleichbarer und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, Bewerbenden ein einheitliches digitales Interview zu ermöglichen und Antworten anhand vorher definierter, stellenbezogener Kriterien auszuwerten.

lizzyAI soll insbesondere dabei helfen,

• Bewerbenden vergleichbare Fragen zu stellen (die von uns vorgegeben werden), 
• Antworten strukturiert aufzubereiten, 
• relevante Informationen für das Recruiting-Team übersichtlich darzustellen, 
• die Vorauswahl nachvollziehbarer zu machen,
• subjektive und uneinheitliche Bewertungen zu reduzieren. 

Das Tool ersetzt nicht die persönliche Entscheidung durch unsere Recruiting-Teams.

3. Wie läuft das digitale Interview ab?

Wenn lizzyAI in Ihrem Bewerbungsprozess eingesetzt wird, erhalten Sie eine Einladung zu einem digitalen Interview.

Der Ablauf ist grundsätzlich wie folgt:

1. Sie erhalten einen Link zum digitalen Interview. 
2. lizzyAI führt Sie durch das Interview und stellt Ihnen die vorgesehenen Interviewfragen. Dabei wird eine KI-generierte Stimme eingesetzt.  Die Interviewfragen werden auf Basis des Anforderungsprofils der jeweiligen Position erstellt. Vor ihrem Einsatz werden die Fragen durch einen Menschen geprüft und freigegeben. Alle Bewerbenden für dieselbe Position erhalten grundsätzlich dieselben vorab festgelegten Fragen.
3. Sie beantworten die gestellten Fragen über die lizzyAI-Plattform. 
4. Das Interview wird per Video einschließlich Ton aufgezeichnet. 
5. Die Fragen beziehen sich auf die jeweilige Stelle und die dafür relevanten Anforderungen. 
6. Der Inhalt Ihrer Antworten wird durch lizzyAI verarbeitet und strukturiert ausgewertet. 
7. Soweit aus der Aufnahme ein Transkript erstellt wird, wird auch dieses Transkript verarbeitet. 
8. lizzyAI erstellt eine Auswertung, zum Beispiel eine Zusammenfassung, Bewertungen anhand definierter Kriterien und/oder eine Scorecard. 
9. Unsere Recruiterinnen, Recruiter und gegebenenfalls fachlich zuständige Entscheidungsträger prüfen diese Auswertung zusammen mit Ihrem Lebenslauf und den weiteren relevanten Bewerbungsinformationen. 
10. Die Entscheidung über den weiteren Verlauf Ihrer Bewerbung wird durch Menschen anhand aller Informationen getroffen. 

Eine automatisierte Bewertung von Mimik, Gestik, Aussehen, Stimme, Akzent oder Emotionen findet nicht statt. Das bedeutet: Die Video- und Tonaufnahme kann zur Durchführung des Interviews, zur Dokumentation und zur inhaltlichen Auswertung Ihrer Antworten verarbeitet werden. Es wird jedoch nicht automatisiert bewertet, wie Sie aussehen, sprechen, sich bewegen oder welche Emotionen Sie zeigen. Die Video- und Tonaufnahmen dienen insbesondere dazu, dass Ihre Beantwortung der Fragen sowie Ihre mündliche Kommunikation und Ihr Auftreten im Gespräch im Nachhinein durch berechtigte Personen im Recruiting-Prozess überprüft werden können. 

4. An welcher Stelle wird KI eingesetzt?

Künstliche Intelligenz wird bei lizzyAI insbesondere eingesetzt, um das digitale Interview technisch zu unterstützen und Antworten auf Interviewfragen strukturiert auszuwerten.

Die KI kann insbesondere dabei helfen,

• den Interviewverlauf auf Basis der vorgegebenen Stellenanforderungen zu unterstützen, 
• Antworten von Bewerbenden inhaltlich zu analysieren, 
• relevante Inhalte aus Antworten zu erkennen, 
• Antworten mit vorher definierten Bewertungskriterien abzugleichen und ggf. weitere Fragen zu von uns festgelegten Themen zu stellen,
• strukturierte Zusammenfassungen, Bewertungen oder Scorecards zu erstellen. 

Die Bewertung soll sich auf stellenbezogene Kriterien beziehen, zum Beispiel auf relevante Erfahrungen, Fähigkeiten, Motivation, Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit oder andere Anforderungen der konkreten Position.

5. Was erzeugt lizzyAI als Ergebnis?

lizzyAI kann eine strukturierte Auswertung Ihrer Interviewantworten erzeugen. Diese kann insbesondere folgende Elemente enthalten:

• eine Zusammenfassung Ihrer Antworten, 
• eine Bewertung einzelner stellenbezogener Kriterien, 
• eine numerische Bewertung oder Einstufung, 
• eine Scorecard, 
• Hinweise für die weitere Prüfung durch das Recruiting-Team. 

Diese Ergebnisse dienen als Unterstützung für unsere Recruiterinnen, Recruiter und fachlich zuständigen Entscheidungsträger. Sie werden nicht isoliert betrachtet, sondern zusammen mit den weiteren Informationen aus Ihrer Bewerbung eingeordnet.

6. Trifft lizzyAI automatische Entscheidungen?

Nein - lizzyAI trifft keine eigenständige Entscheidung darüber, ob Sie eingestellt, abgelehnt oder zu einem weiteren Gespräch eingeladen werden.

lizzyAI unterstützt Fielmann bei der strukturierten Auswertung von digitalen Interviews. Das Tool kann nicht eigenständig über Bewerbungen entscheiden.

Die Ergebnisse von lizzyAI sind eine Entscheidungshilfe. Die finale Entscheidung über den weiteren Verlauf Ihrer Bewerbung wird immer durch Menschen auf der Grundlage aller Informationen (insb. auch den Bewerbungsunterlagen) getroffen.

Die Ergebnisse werden durch unsere Recruiterinnen, Recruiter und die fachlich zuständigen Entscheidungsträger geprüft, eingeordnet und hinterfragt. 

7. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Zusammenhang mit lizzyAI können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten und Kontaktdaten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und Bewerbungs-ID; 
• Informationen zur beworbenen Stelle, zum Beispiel Jobtitel, Standort, Fachbereich und Stellenanforderungen; 
• Ihr Lebenslauf, den Fielmann an lizzyAI übermittelt (da dieser die Grundlage für die Befragung darstellt); 
• Ihre Antworten im digitalen Interview; 
• Videoaufzeichnungen des Interviews; 
• Audiodaten bzw. Tonspuren, soweit diese Bestandteil der Videoaufnahme sind; 
• aus der Aufnahme erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen oder sonstige textbasierte Ableitungen; 
• technische Informationen zum Ablauf des Interviews, zum Beispiel Zeitstempel, Statusinformationen und Protokolldaten; 
• durch lizzyAI erzeugte Ergebnisse, zum Beispiel Zusammenfassungen, Bewertungen, Scores oder Scorecards; 
• Kommunikationsdaten, soweit sie für Einladungen oder Benachrichtigungen erforderlich sind, zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse. 

Die Auswertung bezieht sich auf stellenbezogene Anforderungen. Persönliche Merkmale wie Geschlecht, Alter, ethnische Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung oder sexuelle Identität werden von Fielmann nicht als Eignungskriterien verwendet und sind nicht Teil der Bewertungskriterien.

8. Werden meine Videoaufnahme, Stimme oder mein Erscheinungsbild bewertet?

Das digitale Interview wird per Video einschließlich Ton aufgezeichnet. Die Aufnahme kann den berechtigten Personen im Recruiting-Prozess zur Verfügung stehen, soweit dies für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlich ist.

Die KI-gestützte Auswertung bezieht sich auf den Inhalt Ihrer Antworten und die stellenbezogenen Bewertungskriterien.

Eine automatisierte Bewertung Ihres Aussehens, Ihrer Mimik, Gestik, Blickrichtung, Stimme, Ihres Akzents oder Ihrer Emotionen findet nicht statt. Es erfolgt auch keine biometrische Identifizierung.

Das bedeutet insbesondere: Die Aufnahme wird nicht genutzt, um automatisiert Rückschlüsse auf Ihre Persönlichkeit, Ihre Emotionen, Ihre Herkunft, Ihre Gesundheit oder sonstige persönliche Eigenschaften aus Ihrem äußeren Erscheinungsbild, Ihrer Stimme oder Ihrem Verhalten abzuleiten.

Soweit die Tonspur technisch verarbeitet wird, dient dies der Durchführung des Interviews und der inhaltlichen Erfassung Ihrer Antworten, zum Beispiel durch Erstellung eines Transkripts. Stimmmerkmale wie Stimmlage, Akzent, Sprechtempo oder Emotionen werden dabei nicht automatisiert bewertet.

9. Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Ihre Bewerbungs-, Lebenslauf-, Interview-, Video-, Audio- und Auswertungsdaten werden nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren.

Eine Verarbeitung erfolgt nur für die Durchführung und Auswertung Ihres konkreten Bewerbungsprozesses sowie für dafür erforderliche technische, sicherheitsbezogene und rechtliche Zwecke.

10. Wer kann die Ergebnisse und Aufzeichnungen einsehen?

Zugriff auf die Ergebnisse erhalten nur Personen, die an Ihrem Bewerbungsprozess beteiligt sind und den Zugriff für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Dazu können insbesondere Recruiterinnen und Recruiter, fachlich zuständige Entscheidungsträger sowie autorisierte Administratorinnen und Administratoren gehören.

Dies kann auch den Zugriff auf die Videoaufzeichnung, Transkripte, Zusammenfassungen und Scorecards umfassen, soweit dies für die Durchführung und Prüfung des Bewerbungsprozesses erforderlich ist.

NextFrontierAI, Inc. bzw. lizzyAI kann im erforderlichen Umfang Zugriff erhalten, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit, Fehlerbehebung oder die vertraglich vereinbarte Bereitstellung des Tools erforderlich ist.

11. Welche Dienstleister und Unterauftragnehmer werden eingesetzt?

lizzyAI nutzt für den Betrieb der Plattform und einzelner Funktionen weitere technische Dienstleister. Dazu gehören insbesondere:

• Amazon Web Services (AWS) als primärer Cloud- und Hosting-Anbieter. Die Daten werden dabei primär in Frankfurt am Main, Deutschland, verarbeitet. 
• Microsoft Azure für den Zugriff auf OpenAI-Modelle, die für konversationelle und analytische Funktionen eingesetzt werden können, insbesondere für Interviewfragen, die Analyse von Kandidatenantworten und KI-gestützte Gesprächsfunktionen. 
• SendGrid / Twilio für transaktionale E-Mails, zum Beispiel Einladungen oder Benachrichtigungen an Bewerbende. 
• ElevenLabs für KI-generierte Sprach- und Audiofunktionen während des Interviews, insbesondere für die Stimme von lizzyAI. Dabei geht es um die Sprachausgabe bzw. Audiofunktionalität des Tools, nicht um eine automatisierte Bewertung der Stimme der Bewerbenden. 
• Kombo für Integrationen mit HR-, Bewerbermanagement- oder vergleichbaren Systemen, soweit solche Integrationen im konkreten Prozess genutzt werden. 

Bei einzelnen Dienstleistern können Datenübermittlungen in die USA vorkommen, zum Beispiel bei SendGrid/Twilio und ElevenLabs. Für solche Übermittlungen setzt lizzyAI nach den vorliegenden Informationen Standardvertragsklauseln ein.

12. Wo werden die Daten gespeichert und wie werden sie geschützt?

Die Plattform wird in einer Cloud-Infrastruktur betrieben. Die primäre Verarbeitung erfolgt über AWS in der EU, insbesondere in Frankfurt am Main. Einzelne KI- und Modellfunktionen können über Microsoft Azure innerhalb der EU verarbeitet werden.

Nach den uns vorliegenden Informationen setzt lizzyAI insbesondere folgende Sicherheitsmaßnahmen ein:

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung; 
• Verschlüsselung sensibler Kundendaten im Ruhezustand; 
• beschränkter Zugriff auf Produktionssysteme, Produktionsdatenbanken, Netzwerke, Firewalls und Verschlüsselungsschlüssel; 
• Zugriff nur für autorisierte Personen mit geschäftlichem Bedarf; 
• formalisierte Zugriffskontrollprozesse; 
• getrennte Entwicklungs- und Produktionsumgebungen; 
• Schwachstellen- und Systemmonitoring; 
• regelmäßige Penetrationstests; 
• Verfahren zur sicheren Aufbewahrung und Löschung von Daten; 
• Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Prozesse. 

13. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die im Zusammenhang mit lizzyAI verarbeiteten Bewerbungs-, Lebenslauf-, Interview-, Video-, Audio- und Auswertungsdaten werden grundsätzlich für 6 Monate gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Speicherung gesetzlich erforderlich oder im Einzelfall zulässig ist.

Eine längere Speicherung kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Rechte geltend gemacht oder verteidigt werden müssen oder Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

14. Wie stellen wir Fairness und Nichtdiskriminierung sicher?

Wir setzen lizzyAI nicht ein, um Bewerbende aufgrund persönlicher Merkmale zu benachteiligen. Die Bewertung soll anhand stellenbezogener Kriterien erfolgen.

Zur Unterstützung von Fairness und Nichtdiskriminierung werden insbesondere folgende Maßnahmen eingesetzt:

• strukturierte Interviewfragen; 
• vorher definierte, stellenbezogene Bewertungskriterien; 
• menschliche Prüfung der Ergebnisse; 
• Möglichkeit für Recruiterinnen, Recruiter und fachlich zuständige Entscheidungsträger, Ergebnisse zu prüfen und davon abzuweichen; 
• Governance-, Risiko- und Kontrollprozesse bei lizzyAI; 
• Monitoring von Bias- und Diskriminierungsrisiken; 
• Prüfung von Systemleistung und Systemausgaben; 
• Eskalations- und Beschwerdeprozesse bei Auffälligkeiten. 

lizzyAI beschreibt in seinen Governance-Unterlagen unter anderem Prozesse für Risikomanagement, Human Oversight, Bias- und Diskriminierungsmonitoring, Drift-Erkennung, Logging, Beschwerdeaufnahme sowie Korrektur- und Präventionsmaßnahmen.

Darüber hinaus wurde lizzyAI durch Holistic AI einem unabhängigen Bias Audit nach der Methodik von New York City Local Law 144 unterzogen. Das Audit bezog sich auf das lizzyAI-Interview-System, das Antworten auf strukturierte Interviewfragen auswertet und Scores zur Unterstützung von Hiring-Entscheidungen erzeugt. In dem Audit wurden scoringbezogene Ergebnisse nach Geschlecht sowie Race/Ethnicity geprüft. Die ausgewiesenen Impact Ratios lagen in den geprüften Gruppen über dem Referenzwert von 0,80. Das Audit stellte damit in den geprüften Testdaten keine entsprechende Auffälligkeit nach der verwendeten Methode fest.

Ein Audit kann Risiken reduzieren und Hinweise auf mögliche Verzerrungen geben, aber es garantiert nicht, dass in jedem Einzelfall keinerlei Fehler auftreten. Deshalb bleiben menschliche Prüfung, Monitoring und Beschwerdemöglichkeiten Bestandteil des Prozesses.

15. Was kann ich tun, wenn ich Fragen habe, technische Probleme auftreten oder ich eine Alternative benötige?

Wenn Sie Fragen zum Einsatz von lizzyAI haben, technische Schwierigkeiten auftreten oder Sie eine alternative Durchführung des Interviews benötigen, können Sie sich an unseren Bewerberservice wenden:

Bewerberservice@fielmann.com

Ihre Anfrage wird geprüft. Allein dadurch entstehen Ihnen keine Nachteile.

16. Datenschutzinformationen und Rechte

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess, zu den einschlägigen Rechtsgrundlagen und zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzinformationen für Bewerbende:

career.fielmann.com/datenschutz/